Emilio Márquez

Plan de acción ante cantidades ingentes de correo electrónico

1 Septiembre 2008 , Escrito por Emienemiblog Etiquetado en #...su vida profesional, #correo, #curso, #estrategia, #laboral, #mail, #septiembre, #spam, #táctica, #Usos y costumbres

Estos últimos días de agosto he querido realizar una revisión completa de mi correo electrónico para comenzar el nuevo curso laboral con esa tarea al menos puesta más o menos al día. Recibo una cantidad de correos electrónicos (sólo teniendo en cuenta el correo válido que no es spam) realmente elevada y debo tratar el tema en plan estrategia, que consiste en:
  1. Controlar primero todos los correos electrónicos no leidos. Para validar que no haya un tema urgente sin tratar.
  2. Agrupar todos los mails pendientes de respuesta por autor, al comprobar todas las conversaciones abiertas con una misma persona es más fácil darle una respuesta según el caso, conociendo todo lo pendiente por si hay alguna urgencia a tratar. De esta forma si trato algo urgente con alguien, puedo añadir otros temas al mi mail de respuesta.
  3. Tras revisar a todos los autores, paso a agrupar por tema tratado (título del mail), donde al agrupar por conversaciones es fácil liquidar un tema completo con un mail detallado que retome el tema tratado.
Durante los últimos días de agosto he aplicado completamente el punto 1 y 2, pasando de contar con 3.350 correos por responder (correos filtrados cómo correos válidos, no spam) a dejarlo en sólo 2.400 correos pendientes de responder o tratar, habiendo enviado hoy un paquete de +200 mails de respuesta. Ahora me lanzo, en esta primera semana de Septiembre 2008 a liquidar intensivamente temas en base al punto 3, deseadme suerte y ánimo. Otra nueva estrategia de cómo plantear el correo entrante va a ser que si a la semana de recibir un mail este se queda todavía sin responder, será enviar un mail tipo avisando que lo he leido y en breve plantearé su respuesta pero que si quiere pillarme seguro estoy disponible en skype, msn, icq y sobretodo por teléfono si es urgente e importante.

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Emilio Marquez 07/10/2012 09:41

@Luis, siempre intento mantener un orden para no perder correo, pero con el ritmo diario de eventos de networking, citas con posibles colaboradores o socios y reuniones internas... No da más de si el poder contestar todo a tiempo y menos con lo que me llega día a día.

Si un día estoy de evento fuera de casa desde primera hora, cuando llego al hotel por la noche me puedo encontrar +100 mails válidos nuevos (no spam).

Cómo para no montarme una estrategia para responder a todo personalmente :)

P.D. La próxima vez no te cortes y llama que contigo hay confianza :)

Luis Gosálbez 07/10/2012 09:41

Ahora entiendo tu e-mail de esta mañana contestando a una felicitación de hace dos meses :) Gajes de ser un networker...

Ánimo con tu plan, pero la próxima vez te llamo! Un abrazo.

Emilio Marquez 07/10/2012 09:41

@David, aquí ando "enclaustrado" en el piso de Madrid, hasta que no acabe no vuelvo por Sevilla esta semana, calculo que el miércoles por la mañana.

@Josek, en los días normales son unos 80 correos válidos de no spam y en los días intensos la cantidad se puede llegar a duplicar. Uf.

JoSeK 07/10/2012 09:41

Y yo me quejaba de tener muchos correos...Mucha suerte y ánimo :)

David Ordóñez 07/10/2012 09:41

Suerte y buena dosis de paciencia... que la vas a necesitar también. ¡Ánimo!